Jika Anda ingin bisnis baru Anda efisien dan produktif, Anda memerlukan fondasi komunikasi internal yang kuat. Sayangnya, sistem komunikasi sering kali mengambil prioritas yang lebih tinggi pada tahap awal perencanaan dan pengembangan bisnis.

Untuk memaksimalkan peluang kesuksesan bisnis Anda, Anda harus menahan godaan ini dan menjadikan komunikasi sebagai salah satu prioritas tertinggi Anda saat meluncurkan bisnis Anda. Tercantum di bawah ini adalah beberapa tips praktis tentang bagaimana Anda bisa sampai di sana.

Evaluasi Lingkungan Komunikasi Bisnis Anda

Komunikasi internal akan memiliki arti yang berbeda untuk berbagai jenis bisnis. Sebelum Anda dapat mengembangkan strategi yang cocok untuk Anda, Anda perlu mengevaluasi lingkungan komunikasi bisnis Anda. Biasanya, itu bermuara pada tiga hal:

1. Kantor, Jarak Jauh, Atau Hibrida?

Bagaimana bisnis Anda akan beroperasi? Apakah Anda akan memiliki kantor konvensional, apakah Anda beroperasi sepenuhnya dari jarak jauh, atau Anda mencoba mengadopsi model hibrida? Dalam pengaturan kantor, komunikasi lebih mudah dan sedikit lebih lugas. Di lingkungan yang jauh, platform komunikasi digital sangat penting untuk kesuksesan Anda. Dalam model hibrida, Anda memiliki potensi untuk mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia. Namun, Anda juga harus menghadapi tantangan dalam menavigasi komunikasi tatap muka dan digital dengan cara yang efisien tanpa tumpang tindih.

2. Budaya Organisasi.

Selanjutnya, Anda harus memikirkan budaya organisasi Anda dalam nilai-nilai yang ingin Anda hadirkan di lingkungan tempat kerja Anda. Bagaimana Anda ingin orang berkomunikasi satu sama lain? Apa “getaran” kantor? Apakah Anda condong ke arah formalitas atau informalitas? Bagaimana konteks interaksi mengubah dinamika ini?

3. Rencana Untuk Masa Depan.

Terakhir, Anda harus memikirkan rencana Anda untuk masa depan. Mengelola komunikasi internal ketika tim Anda hanya memiliki tiga orang sangatlah mudah. Tapi apa jadinya jika Anda memiliki 100 karyawan di akhir tahun? Atau 1.000 karyawan pada akhir tahun depan? Strategi komunikasi yang membawa Anda menuju sukses dengan tiga orang perlu diubah. Anda akan membutuhkan rencana bagaimana mengubahnya.

Pilih dan Integrasikan Berbagai Alat Komunikasi.

Salah satu strategi terbaik Anda adalah memilih dan mengintegrasikan berbagai alat komunikasi yang berbeda.

Dalam lingkungan bisnis yang dominan secara digital saat ini, tidak ada saluran komunikasi tunggal yang bekerja sama baiknya untuk semua aplikasi. Agar berhasil, Anda memerlukan kombinasi panggilan telepon biasa, email, pesan instan, interaksi platform manajemen proyek, dan banyak lagi.

Bagian dari tanggung jawab Anda adalah memilih platform yang tepat untuk kebutuhan Anda, mengoptimalkan intuisi, efisiensi, dan biaya. Anda juga harus memastikan karyawan Anda dapat menggunakan alat ini dengan cepat dan mudah.

Tetapi tanggung jawab yang sama akan memastikan bahwa alat komunikasi ini terintegrasi dengan baik. Dengan kata lain, apakah orang tahu kapan harus menggunakan setiap alat dengan tepat?

Anda harus menetapkan standar untuk mendokumentasikan secara resmi penggunaan yang tepat dari setiap saluran, seperti kapan waktu yang tepat untuk menggunakan sistem manajemen proyek versus kapan waktu yang tepat untuk menjangkau melalui email.

Alur Komunikasi Dokumen dan Praktik Terbaik

Sejalan dengan ini, Anda akan ingin mendokumentasikan alur komunikasi yang ideal dan beberapa praktik terbaik untuk berkomunikasi secara internal.

Tergantung pada budaya organisasi Anda dan jumlah karyawan yang Anda miliki, ini bisa minimalis atau kuat. Minimal, Anda harus menjelaskan filosofi komunikasi Anda dan mencantumkan nilai inti komunikasi internal Anda. Ini dapat mencakup hal-hal seperti keringkasan, keterusterangan, saling menghormati, dan organisasi yang efektif.

Cara terbaik untuk mendorong kebiasaan komunikasi yang lebih baik dalam tim Anda adalah dengan memberi contoh.

Disadari atau tidak, orang akan memandang Anda sebagai pemimpin ketika merumuskan pendekatan komunikasi mereka sendiri. Jika Anda teliti tentang saluran komunikasi mana yang Anda gunakan dan kapan Anda menggunakannya, dan pesan Anda selalu halus dan tepat, karyawan Anda akan didorong untuk mengikuti jejak Anda.

Hal yang sama berlaku untuk pemimpin lain di organisasi Anda, jadi pastikan Anda melatih mereka secara memadai.

Mengumpulkan dan Mendistribusikan Umpan Balik

Terakhir, jangan abaikan kekuatan umpan balik. Umpan balik mungkin merupakan alat Anda yang paling diperlukan dalam upaya meningkatkan komunikasi internal.

Mengumpulkan umpan balik karyawan akan membantu Anda memahami apa yang menjadi perhatian terbesar tim dan hambatan komunikasi. Akibatnya, Anda dapat membuat perubahan positif yang menguranginya. Memberikan umpan balik kepada karyawan akan membantu Anda melatih anggota tim individu untuk menjadi komunikator yang lebih baik.

Komunikasi yang lebih baik tidak terjadi dalam semalam. Cobalah untuk tidak berkecil hati jika strategi komunikasi internal awal Anda tidak berjalan seperti yang Anda harapkan. Alih-alih, cobalah untuk mencari tahu di mana titik kegagalan Anda dan temukan strategi baru untuk mengatasinya.