Ada ratusan alat perusahaan di pasar untuk mengelola berbagai aspek dalam suatu organisasi: manajemen proyek, manajemen hubungan klien, komunikasi bisnis internal/eksternal, dan banyak lainnya. Tetapi banyak perusahaan cenderung mengabaikan atau melewatkan satu elemen utama: manajemen hubungan vendor (VRM).

Perusahaan Di Semua Industri Membutuhkan Solusi Kuat Untuk Mengelola Hubungan Vendor

Selama lebih dari tiga dekade, perusahaan telah berupaya mengoptimalkan operasi backend dalam organisasi mereka untuk alur kerja bisnis yang efisien. Pada awal 90-an, perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) meningkat popularitasnya sebagai cara bagi bisnis untuk merampingkan proses mereka. ERP, seperti namanya, adalah alat atau database terpusat untuk visibilitas lintas departemen. Sistem ini menyatukan fungsi bisnis penting seperti inventaris dan manajemen pesanan, manajemen proyek, keuangan, manufaktur, penjualan dan pemasaran, serta sumber daya manusia.

Sebelum ERP, setiap departemen dalam suatu organisasi memiliki sistem atau database sendiri. Dengan basis data yang tertutup, pelaporan dan pemantauan terpusat menjadi berat dan ERP menjadi solusi bagi perusahaan yang bergerak cepat yang membutuhkan data real-time dan akurat di berbagai fungsi bisnis.

Selama bertahun-tahun, sistem ERP telah mencoba untuk mengikuti perkembangan kebutuhan bisnis dan mengelola hubungan internal serta eksternal organisasi. Namun, dengan perubahan pola pikir dan permintaan konsumen akhir, ERP saja tidak cukup, dan perusahaan membutuhkan solusi tambahan dan tepat untuk menanggapi perubahan kebutuhan konsumen ini.

Mengingat fungsi inti untuk mengelola hubungan dengan pelanggan yang ada dan pelanggan potensial, CRM muncul pada pertengahan tahun 90-an, ketika otomatisasi tenaga penjualan (SFA) diluncurkan. CRM mencakup manajemen penjualan ujung ke ujung dan pengalaman pelanggan, dimulai dengan mengidentifikasi prospek dan memeliharanya, hingga memungkinkan keputusan pembelian dan mempertahankannya.

Dalam kerangka kerja TI organisasi yang khas, Anda mungkin akan menemukan beberapa jenis ERP atau sesuatu yang serupa yang mengelola proses bisnis mereka secara internal. Dalam kerangka kerja TI yang sama, Anda juga mungkin akan menemukan sistem CRM, biasanya terintegrasi dengan sistem ERP.

Namun, yang hampir tidak pernah Anda lihat adalah sistem atau solusi untuk mengelola hubungan dengan vendor, pemasok, atau mitra. Atau dengan kata lain, platform VRM. Sebagian besar waktu, perusahaan banyak berinvestasi dalam sistem CRM yang ada untuk mengelola hubungan dengan vendor karena diasumsikan bahwa semua sistem manajemen hubungan adalah sama, dan dengan demikian, mereka telah gagal.

Alasan untuk selang waktu ini adalah bahwa alat ERP/CRM ini bersifat tertutup, dan hanya dapat diakses oleh pemangku kepentingan internal. Tetapi agar berhasil, VRM perlu menjadi sistem terbuka yang dapat diakses oleh pemangku kepentingan eksternal untuk bertransaksi secara efisien di antara perusahaan, atau memecahkan masalah bisnis apa pun yang terkait dengan vendor/pemasok suatu organisasi.

Bisnis Dapat Memilih untuk Tidak Melihatnya, Tapi Bisakah Kita Benar-Benar Mengabaikannya?

Secara historis, perusahaan/agregator tidak peduli dengan vendor mereka seperti halnya mereka peduli dengan pelanggan mereka. Tidak mengherankan, hal ini menyebabkan kurangnya platform dan jaringan untuk mengelola vendor, pemasok, atau mitra.

Dalam kerangka bisnis apa pun, perusahaan dan vendornya adalah peserta aktif dan berbagi hubungan yang unik. Sepuluh tahun yang lalu, organisasi tidak perlu peduli dengan manajemen vendor. Inilah alasannya:

1. Vendor tidak memiliki banyak pilihan dalam hal menjual barang mereka.
2. Transaksi vendor-perusahaan tidak rumit dan dapat dikelola secara manual atau dengan bantuan alat yang ada seperti CRM.
3. Pelanggan tidak terlalu mengetahui dari mana barang mereka berasal.

Tetapi sekarang, karena globalisasi, perusahaan vendor telah tumbuh jauh lebih besar sebagai akibat dari merger dan akuisisi, dan perusahaan/agregator tidak dapat mengabaikan hubungan mereka dengan vendor atau pemasok mereka. Melihat kecepatan di mana teknologi berkembang, metode tradisional dalam mengelola hubungan vendor telah menjadi berlebihan dan berisiko membatasi jaringan vendor/pemasok organisasi ke geografi spesifik mereka.

Singkatnya, jika sebuah organisasi tidak mengelola vendor atau pemasok mereka dengan cara yang sama seperti mereka mengelola pelanggan mereka, akan ada rak kosong atau penundaan dalam pengiriman barang/jasa jadi. Sederhananya: Tanpa VRM, masa depan organisasi Anda tidak berkelanjutan.